Sistema di gestione del trattamento dei dati per i servizi parrocchiali
“Proteggiamo i dati, proteggiamo le persone”
La Caritas diocesana di Padova ha predisposto la modulistica necessaria e la formazione per la corretta gestione dei dati personali delle attività caritative parrocchiali.
Perché è necessario?
- Tutela della parrocchia dei volontari e dei beneficiari: il Regolamento UE 679/2016 (GDPR) contiene al suo interno le norme volte a far rispettare il corretto trattamento dei dati personali. La parrocchia, in qualità di titolare del trattamento, nella figura del legale rappresentante (il parroco), deve adottare misure adeguate a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati.
- Prevenzione di sanzioni: il mancato rispetto della normativa può comportare sanzioni amministrative anche molto elevate e il rischio di procedimenti di natura penale.
Di quali dati stiamo parlando?
- Qualsiasi informazione raccolta e/o archiviata relativa ad un beneficiario di servizi caritativi (banalmente si potrebbe trattare anche di una lista di nomi e cognomi di persone che ricevono beni da servizi di distribuzione).
- Sono esclusi dall’ambito di applicazione del GDPR solo i dati trattati nei registri parrocchiali relativi al culto.
Come funziona il trattamento dei dati nelle parrocchie?
- La parrocchia, Titolare del Trattamento: l’ente Parrocchia è il titolare del trattamento. Questa funzione è svolta dal parroco protempore in quanto legale rappresentante della parrocchia.
- Autorizzazione dei Volontari: il parroco deve autorizzare per iscritto i volontari a trattare i dati personali nell’ambito delle loro attività di servizio.
- Sicurezza dei Dati: i dati devono essere custoditi in un archivio sicuro, cartaceo e/o digitale, accessibile solo alle persone autorizzate.
- Registri e Modulistica: la parrocchia che ne fa richiesta riceve moduli personalizzati per adempiere alla normativa e registri per tenere traccia dei servizi, degli archivi e dei volontari autorizzati.
- Consenso dei Beneficiari: il consenso al trattamento dei propri dati viene dato dai beneficiari con la firma di un modulo chiamato informativa. Per acconsentire al trattamento dei dati particolari (es. sanitari) e alla comunicazione dei dati a terzi (es. assistenti sociali) è prevista una seconda firma.
- Conservazione e cancellazione: al termine del servizio, i dati devono essere conservati per 5 anni e poi distrutti in modo sicuro. L’autorizzazione al trattamento dei dati dei volontari verrà revocata dal titolare del trattamento.
Cosa offriamo?
- Modulistica: la Caritas diocesana mette a disposizione tutta la modulistica necessaria per l’implementazione del sistema.
- Formazione: vengono organizzati incontri di formazione ad hoc per i parroci e i responsabili dei servizi caritativi, per fornire le conoscenze di base sulla normativa privacy e sulle procedure da seguire.
Per informazioni:
promozionecaritas@caritaspadova.it